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采购是企业生产和经营的重要环节，随着企业规模不断扩大、业务越来越复杂，对采购管理的要求也越来越高，采购ERP系统应运而生。本文将从多个维度，手把手教你玩转采购管理。
采购计划管理是指对企业未来一段时间内所需采购物品的数量、品种、质量、价格等方面所作的计划。合理、准确的采购计划管理对于企业来说尤为重要。以下从该维度分别探讨采购计划的编制、审核、实施和跟踪控制。
采购计划编制是根据企业的生产计划，制定一份能够满足生产需要的采购计划。编制采购计划应考虑生产计划、库存情况、采购渠道、成本、交货期等多种因素。
例如：某电器企业需求10万个变压器，生产计划需要在三个月内完成，库存情况为0，采购渠道有三种：供应商A、B、C，成本分别为50、45、55元/个，交货期分别为30、20、45天。综合考虑后，建议采用供应商B采购，制定出采购计划，确定采购执行的时间表和人员，以便及时地保证采购进度。
针对编制好的采购计划，需要进行审核。经过审核的采购计划，一方面将更加符合实际需要，另一方面也会减少采购工作的重复及浪费。
例如：在上述采购计划编制完成后，需由企业领导审核采购计划的合理性，例如需符合采购预算等方面的规定才能通过。
采购计划实施的重点是按计划采购，保证采购的质量和数量等符合采购计划的要求。实施采购计划前，需通知采购人员和供应商，确认物品的品种、数量、质量、价格、交货地点和时间等信息。
例如：上述采购计划审核通过，制定执行时间表和采购人员方案。在采购前，对已确定的采购物品进行核实和确认，同时告知供应商具体的需求，以确保双方在采购过程中的沟通及时、准确。
采购计划跟踪控制是保证采购计划顺利完成的动力源。开展采购计划跟踪控制工作，可以及时了解采购进度，发现和解决采购计划实施过程中存在的问题，确保采购计划按时按量完成。
例如：在上述采购计划实施过程中，需对采购过程进行实时跟踪，及时了解采购进度，发现和解决采购过程中遇到的问题，例如供应商A的交货期拖延等。
采购订单是一种确认并授权供应商供应商品或服务的文书，涵盖了商品/服务的描述、价格、数量、交货地点及选择的供应商等重要信息。对于企业来说，采购订单的管理非常重要。下面将从采购订单编制、审核、执行和结算四个方面，介绍采购订单管理。
采购订单编制的主要目的是明确供应商提供的商品或服务的具体数量、质量、价格、交货地点和时间等具体信息。有效的采购订单编制有利于采购工作的顺利执行。
例如：在上述采购计划实施的过程中，编制一份采购订单，对供应商提供的货物的数量、质量、价格、交货地点及时间等进行确认。
采购订单审核是对采购订单的内容、金额、交货期、付款方式等重要信息进行检查和审核。对采购订单进行审核有助于发现问题和避免错误，确保采购订单的准确性。
例如：在采购订单编制后，对采购订单进行审核，需要注意合同条款是否合法、采购数量和价格是否正确等，审核通过后方可签订采购合同。
采购订单执行是指在采购合同签订后，根据采购订单的具体内容，保证按时按量向供应商支付货款，同时确保供应商按时按量交货。
例如：在采购到货后，验货人员需对采购物品进行质量检查，并作出相应的判断，如果出现问题应及时与供应商联系核实，确保采购订单的正常执行。
采购订单结算主要是指完成采购合同后，由采购部门向财务部门提供资料，最终进入企业账簿，通过结算完成采购订单的财务处理等相关工作。
例如：在采购过程中，采购部门会向财务部门提供总价格、交货单据和发票等。随后，财务部门负责审核并进行付款等相关操作。
采购方式的选择将直接影响采购物资的质量、供货周期和价格，同时也会影响企业的运营成本和收益。从采购方式的角度出发，本维度将聚焦挑选适合企业的采购方式。下面我们将探讨竞争性采购、单一来源采购、询价采购和招标采购四种采购方式。
竞争性采购是一种在确定采购需求和采购预算的基础上，面向公众发出采购公告，让符合条件的供应商竞争，以最优质的产品或服务和最优惠的价格等供应最终获胜。
1、采购价格较低，采购实施效果较好。
2、采购成本较低。
3、提高了供应商间的竞争性，增强了采购灵活性。
1、采购过程需要专业人员进行管理，管理成本较高。
2、竞争性采购预算制定不准确，容易发生采购过程中的成本超支和管理问题。
单一来源采购是指按照基础定单技术规范或适用标准等约定，直接向某一供应商订购，在不流标的情况下，满足采购需求。
1、采购速度快，便于管理。
2、能够准确定位供应商，提高采购效率。
3、在合同执行过程中，企业能够更好地管理供应商，更能够控制成本。
1、无法对采购价格进行竞标。
2、采购管理能力限制企业发展。
询价采购是指采购单位根据采购需求，向两家或两家以上的供应商征求报价，确定采购物品的价格，以便进行采购活动。
1、价格较为优惠，招标时间短。
2、为了争取更大的市场空间，供应商们都会积极响应询价活动，增强企业的采购力度。
1、难以判断供应商的实力和事务管理水平，存在交易风险。
2、无法保证质量、交期等实质性要求的品质。
招标采购是主管部门或企业向供应商公开募集报价，以最终符合要求价格最低、质量最好的供应商履行采购合同的采购方式。
1、能够保证公平、公正和透明的采购流程。
2、降低采购成本，提高采购质量和效率。
3、为供应商带来更多的采购机会，在保证质量的前提下，通过招标采购筛选更好的供应商。
1、为了尽可能获得采购合同，供应商不可避免地会存在虚报价格的情况，增加了采购流程的风险。
2、采购流程晦涩，导致参与人员能力不足，依靠外部力量来完成招标和评定。
对于采购部门而言，库存管理是其工作中最重要的功能之一。对采购库存的管理需要考虑到许多因素，包括库存管理的基本原则、库存的优化和调配、以及与供应商的有效联络等。下面将聚焦采购库存的风险防范、库存优化和库存调配三个方面。
对于采购库存的风险防范是库存管理的首要任务。通过科学的库存管理能够降低企业的运营风险，在风险管控方面做出积极的贡献。
1、采购计划的合理规划，以便保证库存在满足生产需求的同时，避免库存积压。
2、按照产品类型、可用库存大小、供应商等要素进行分类管理，制定不同的管理策略。
3、实施ERP采购管理系统，保证库存信息的实时更新和准确性，及时监测库存超过警戒线的情况，积极采取应对措施。
采购库存优化是指在保证库存充足的情况下，降低库存成本，提高库存的质量等指标。优化采购库存管理，可以降低企业的运营成本，提高企业的竞争力。
1、加强与供应商的沟通，建立良好的合作关系，采用定制化服务等方式，提高采购的满意度和质量，避免库存积压。
2、对库存进行分类，控制品种和数量，制定安全库存数量和签订固定或长期合同等措施，有效避免采购过程中的库存过度积累。
3、在低库存成本的情况下进行采购，采用安全库存的方法，把库存量控制在一个相对稳定的水平。
采购库存调配是通过对库存数量、种类及细分品类的分析，以库存优化为基础，增加库存灵活性，保证库存充足，并且根据实际需求变化进行调配。
1、根据库存量、品种、采购价格以及企业需要进行调配，实现库存的灵活、精细、针对性等。
2、分析库存管控流程，通过企业ERP采购管理系统等工具，实现对库存调配管理的自动化、精细化管理。
3、通过对采购订单、库存量、交期、供应商及产品供应等细致地收集和分析数据，达到精细化运营的目的。
作为采购部门的重要组成部分，采购人员的管理、训练和发展，是企业采购管理不可或缺的一部分。在维度5中，我们将探索采购人员管理的关键因素。
培养采购人员的能力是提高企业采购管理能力的一个重要方面。企业应该通过多种培训方式，包括课程培训、工作实践等，不断提高采购人员的能力和素质。
1、针对采购人员特点和采购流程，制定相应的培训计划，通过课程培训等方式，提高采购人员的专业技能和管理能力。
2、通过实践培训，让采购人员能够更好地了解采购流程、管理采购流程等方面的实践操作。
在企业采购管理流程中，各个环节都有不同的岗位责任，采购人员的岗位职责应根据实际情况进行具体划分。明确岗位职责，有助于提高采购流程的规范性和质量。
1、分配岗位责任应从业务和管理角度进行分析。
2、岗位职责的适度个性化，有助于提高员工的积极性。
3、明确岗位职责可使企业达到更高的效率和更佳的运营成果。
采购人员的绩效评估是采购人员管理的重要组成部分。通过对采购人员的绩效评估，企业能够及时识别出人员的优点和不足之处，为员工的成长和发展提供指导和支持。
1、企业应制定绩效评估制度和标准，以评估员工的实际工作表现，建立绩效评估的正常运行机制。
2、针对不同分类的采购任务和采购人员的不同专业技能，制定不同的绩效评估标准和体系。
通过工作激励，来吸引、留住和激励采购人才，推动采购部门工作顺利开展，提高采购流程的管理效率。
1、为采购人员提供良好的发展途径和职业晋升空间，使员工有诸多发展的机会。
2、提供良好的薪酬福利，例如年终奖、出差补贴、通讯费、保险等，并对员工提供相应的培训机会。
综上所述，采购ERP系统作为企业采购管理工具的重要组成部分，通过对采购计划、采购订单、采购方式、采购库存和采购人员的专业管理，有助于企业实现采购流程的管理，提高采购效率，降低企业的运营成本和风险。
如果您对ERP采购管理系统有相关的疑问或需求，欢迎咨询专业顾问老师，了解更多信息。
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