事业单位ERP系统应用案例分析 实现内外联动管理 增效降本

事业单位ERP系统应用案例分析实现内外联动管理增效降本

一、整体方面

随着信息化时代的到来，企业管理越来越细致、复杂，信息化建设也成为了企业提高效率的重心之一，ERP系统作为企业常用的管理工具之一，得到了越来越广泛的应用。对于事业单位这种非营利性组织，能否合理运用ERP系统，达到内外部联动管理的目的，提高工作效率同时又控制成本，也成为了需要解决的一个问题。

二、维度一

1.1 系统的选取

我们知道，目前市面上的ERP系统鱼龙混杂，选择一款符合自己需求的ERP系统显得尤为重要。事业单位通常拥有自己的建制单位、人员、资产等管理需求，因此在选取系统时，要重点考虑以下几个方面：

1、是否能适应多元化业务管理；

2、系统整合性好，能够实现内部各管理模块之间的协同；

3、能满足维护管理人员专业能力不强的问题，系统操作简单；

4、系统自身对安全和业务数据的管理做得好；

5、系统提供的服务与技术支持够及时、周到。

1.2 系统的定制

ERP系统未必能像公司的IT技术人员设计出一款完全适合历史、业务等个性化特性的系统，但可以根据业务应用的不同，进行特定的模块改造或二次开发，提高ERP系统的可适应性。这就需要从以下几个方面入手：

1、ERP系统的社区、开发者资源打造及系统定制支持；

2、ERP系统的功能定制及二次开发能力；

3、ERP系统维护效率的协作支持；

4、ERP系统技术及知识储备的支持;

1.3 系统的海量数据处理

随着信息化水平的提高，事业单位大数据处理量的日益加大。如何在预算、流程审批、决策分析等关键领域创新应用创新技术，实现更高效更精准的决策，是当前面临的重要课题。在系统的海量数据处理方面，需要考虑以下方面：

1、如何通过数据整合管理实现“四统一”；

2、无论是中心部门还是事业单位中的某些职能部门，一个有效的数据管理平台必然会带来其他优势；

3、如何通过数据挖掘和数据分析技术，帮助决策者准确把握市场动态、客户需求和行业趋势。

三、维度二

2.1 系统与业务的协同

事业单位的ERP系统应用不要单独看作技术问题，而是与业务相结合的过程。将ERP应用纳入到运营管理中，实现系统与业务的协同，才能够发挥ERP的最大效益。建立一个ERP系统的目标是实现内部各种业务系统的管理效率提高，通过高效率的工作，来节约人力资源、降低成本。那系统与业务协同究竟该如何做到呢？

1、将ERP协同审批合并至业务流程当中；

2、将ERP产出物（数据）纳入流程中的工作岗位、部门；

3、根据核心业务提取ERP的“鸟瞰”分析视角；

4、将经过审批的数据存储在ERP系统中（如施工日报、用工申请表等）。

2.2 业务流程再造

进行ERP系统的具体应用实践过程，需要先明确企业业务流程和区别与合作的工作流程。在这个基础上，针对一些未曾计算的流程、关键流程的积累，适当的增加科学化的流程和流程分析的方法，根据业务流程信息自动化需求来实现ERP再造，这样可以提高流程的效率及企业的管理效果。再造的关键在于：

1、对业务流程进行堆积和优化，优化流程、增强功能；

2、对于出现的问题和技术问题，采用适当且合理的处理方式，积极寻求方案；

3、模块化或集成化的功能模块。

2.3 利用数据实现战略转型

在ERP系统完美应用的过程中，数据和信息处理方面的优势往往得到充分的体现。再多的功能如果未能很好地解决业务问题或对数据使用方式不足好，都会让ERP实现效果暴降，进而使公司对ERP的前景和效果的正确判断失去信心。如何变计算计算力为战略实施力？把数据和信息作为“战略”中的一个重要组成部分不断地变现和增值？科学的机制、应用和管理的体系极为重要。具体策略输在以下方面：

1、把数据和信息资源纳入业务、财务管理流程的决策中；

2、与条线（如财经、财务决策、人力资源管理、生产制造、供应链等）无缝衔接；

3、纳入企业战略和总部指示管理。

四、维度三

3.1 ERP系统的安全性与保密性

由于事业单位的特殊性质，数据的保密性、安全性尤为突出。如何让ERP系统拥有更全面而且可靠的数据保密保护措施，以避免不必要的数据泄露或不可控因素产生的风险。一方面，需要从技术层面构筑保密与防污染体系，保障企业性能及数据安全；另一方面则需要制定完善的人员管理规程，打造一支专业化的保密队伍，以进一步提高保密工作的质量效益。

3.2 电子化管理

事业单位的电子化管理由于与其它主干流程相比相对滞后时，电子化管理系统的应用显得非常重要。系统在应用前需要对电子化的各个方面进行细致评估，包括人员配备、技能培训、通讯设施等各个环节，随后需要针对性的建立各个业务流程。

电子化管理需要注意以下两点：

1、应当根据实际情况进行管理流程的优化、过程规范、信息交毫等多方面专业化设计，以达到最佳管理效果；

2、系统应当在符合实际情况的前提下，进行逐步实施，逐步完善的过程。

五、维度四

4.1 ERP系统的兼容性

ERP系统的应用既要重视自身的功能定制，也要注意与其他系统的兼容性。在系统启用后，如果没有考虑到与其他系统的兼容协作性，那么这个系统将无法与各个系统进行数据共享和信息交换。ERP与其他系统的兼容性需要考虑以下因素：

1、在使用中ERP系统与其他软件系统如何互相作用？

2、ERP系统与企业业务应用系统之间如何协调？

3、ERP系统变革中如何搭建数据桥梁实现转型建设？

4.2 系统推广与应用

ERP系统对于事业单位而言，尤其是新型事业单位的工作效率提升、协同工作、业务流程改进和数据可视化等方面，发挥着极为重要的作用。对于系统的推广应用，需要重点考虑以下几个因素：

1、应根据单位业务建立项目管理列表，并开展技术、功能用户评估、业务、性能等评估；

2、科学规划ERP系统建设，确保从元素到系统运转能够达成额定目标；

3、规范化ERP系统开发，确保ERP能够更流畅的运行，提升用户体验；

4、严格责任分工，确保ERP系统在规定时间完成。

4.3 其他方面的应用探索

ERP系统不只是财务、采购、库存等企业管理方面可以使用，也可以在人力资源管理、市场营销、客户服务、业务决策等领域将ERP应用起来。企业应当认真思考，ERP系统在各个业务领域存在哪些应用潜力，进无加以开发和拓展。

六、结尾

事业单位的ERP系统应用，在内外联动管理、增效降本方面具有巨大优势，同时也面临着诸多挑战。而要想在ERP系统的应用中更好地发挥优势，必须要从选取系统、定制系统、数据处理、业务流程等多方面进行全方位的规划和院内。只有科学的、整体的规划管理，ERP系统才能在实践中发挥其应有的效果。

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